お仕事でのExcel活用：請求書
【2024/3/19更新】
みなさんこんにちは！
今回はお仕事でのExcel活用ということで、お仕事では必ず必要になる請求書や見積書についてExcelではどんな操作を使わなければいけないかということをご紹介します。
単純に請求書と言ってもさまざま。
ただ、お客さんにお渡しするものなので見た目をしっかりとさせたり、毎回の作成を楽にしていきたいですよね。
ただExcelに慣れていないと作るのは結構大変です。
下は極端ですがダメな例です。これではお仕事で相手先にはとてもじゃないですが渡せないですね(~_~;)
さて、↑のようにならないためには何が必要でしょうか？
１．まずは基本！Excelでの入力・枠をしっかりとつけましょう
普段からお仕事などで使われている方は慣れているかもしれませんが、Excelはたくさんのセル（マス）の集まりからできています。
Excelでの文書作成に慣れていない方はどのセルに文字を入力したり、どこに罫線を引いていくのかということで引っかかってしまう場合があります。また、列や行の幅なども読みやすさに大きく関わってくるのでそういった調整も必要です。なのでまずは入力や罫線など、基本の機能をしっかりと理解して操作ができる力が必要になります。
さらに、お仕事では以前作ったデータから内容を編集して使っていくことも多いので、後からデータが増えた場合に備えたデータの追加・削除などや間違って設定した枠線を消すなど思い通りの内容に修正できる力が必要です。
２．数式・関数を使いこなしましょう
Excelでは様々な計算や関数を使うことができます。
単純なかけ算や合計の「SUM関数」は当然の事、発行日をいれるのに便利な「TODAY関数」、商品番号を入力するだけで商品名や値段を呼び出せる「VLOOKUP関数」、様々な状況で表示する内容を分けることができる「IF関数」など、数式や関数をしっかりと使うことで入力の手間を減らしたり、ミスを減らすことができるなど作業の効率化につながってきます。
３．以外とあるある。困った対策＆効率化
・作成した請求書を印刷する際にとんでもない部分でページが切れてしまっていたり、白紙の2ページ目が毎回出てきてしまうということや、無事印刷はできたが何か左によってしまうなど、印刷に関する機能。
・いつも印刷して取引先に渡していたものが「次からPDFでメールで送ってください」と言われてしまった場合の対応。
・Excelを使い慣れていない部下に入力だけさせようとしたときに関数などを間違って消されないようにしたい場合の保護の機能。
・4人いる担当者の名前を毎回消して打ち直しているが、それをリストから選べるようにしたい場合。
……などなど、Excelにはよりきれいに、より便利に作成を行うことが出来る機能がたくさんあります。知らずにExcelを使うのはもったいない！
今までの内容を読んで同じようなことでお困りの方やピンとこない操作があった方はすぐに教室へ！
一緒にExcelをさらに使いこなせるようになりましょう。
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