目的別パソコンスキルのご紹介【後編・お仕事編】
こんにちは！インストラクターの瀬川です(^^)/
本日は、前回の【前編・生活編】に引き続き、お仕事でパソコンを使われる場合に必要になってくるスキルについてです！
仕事でパソコンを使うと言っても、職種で求められるスキルも変わってきますので、
【一般事務レベル】【企画・営業職レベル】の２つに分けてお話していこうと思います(*^-^*)
一般事務レベルの内容は介護士さん、保育士さん、看護師さんだったりほかの職業の方にも共通する内容も含まれていますので、ぜひ一読ください！
が、しかし！！
その前に職種に関わらず絶対必要なパソコンスキルがあります！
なんだかおわかりの方もいらっしゃるとおもいますが、
それは・・・
『タイピング』ですよね！！
これからお仕事を始められる方は特にここを大事にしていただきたいです(#^.^#)
キーボードと画面を交互に見ながらの入力は、入力速度はもちろんでですが、入力の間違いに気づくのが遅くなります。打ったその場で気づいて直せれば、修正するための操作手順は格段に少なくなりますよね！
ぜひタッチタイピングをマスターしてください！
それから、ファンクションキーを使って変換することで、効率よく文字入力ができます。
カタカナに変換しようとしたけど、漢字がやたら出てくるだとか、英語の入力でいちいち全角/半角を切り替えるのが面倒だ！！と感じている方にはぜひ使っていただきたいです(*^-^*)
入力はお仕事で使いながら早くなっていきますが、手元を見ながらの入力は速さに限界があります。
「入力は慣れているけど今のクセを直して効率を上げていきたいなぁ」という方もキーボード練習はおすすめです！
教室ではホームポジションやファンクションキーを利用した変換の仕方が学べるキーボード講座もご用意しておりますが、入力の速さを上げる練習はやはり、ご自分の努力になります。
はじめは大変ですが苦労の分だけ文書作成の効率は上がります！
では、いよいよ職業ごとのスキルのお話に入ります(*^^)
【一般事務レベル】ではどんなパソコンスキルが求められるのか…
他の職業にも共通する内容もありますので、お仕事でパソコンを使われる場合の基礎と考えていただくと良いかもしれません。
まずパソコンを使うお仕事の内容をざっと上げてみますと、
①社内で使う文書の作成、②もともとできているファイルへのデータの入力・集計、③メールのやりとり、④お客様などに出す年賀状などのハガキの作成……
などではないでしょうか。
では、それらをするにあたり、どのような操作が必要になってくるのか、簡単にお話していきます。
①社内で使う文書の作成
社内文書ですと、使うソフトは【Word】ですね(^^)/
まずモノクロ印刷された文書を思いうかべていただくと良いかもしれませんね。
色がないのでいかにして読みやすく作るかがポイントになってきます(^^)/
文字の大きさ、配置、強調の仕方、集計結果や申し込み欄などを入れる場合は表の作り方を覚えておくと良いでしょう！
そのほかにチラシのようなものも作るよう頼まれることがあるかもしれません。
その場合は、Wordでも作れますし、【PowerPoint】というプレゼン資料を作成するソフトを使っていただくとレイアウトをきれいに整えることができるのでオススメです！
どちらの場合も色の使い方、図形やテキストボックス、画像の入れ方・配置方法・編集方法、ほかのファイルから文章や表などを【コピー/貼り付け】する方法を覚えておくといいですね！
ちなみに【PowerPoint】は就活やスキルアップをお考えの方には『ほかの方に差をつける』という意味でも大変おすすめです(^^)/
②データの入力・集計
もともとあるファイルにデータを入力していったり、それをもとに合計などを出したり、グラフにしたりする作業です。
このようなものを作る場合は【Excel】という表計算ソフトを使います。
もともとあるところに入力していくだけだからそんなに詳しく覚えなくても…と思われるかもしれませんが、やはりそのファイルがどのように作られているのか理解していなければ、もし万が一、表の線を消してしまったとか、自動で計算してくれる設定になっていたのに、なにかの拍子に計算されなくなってしまったということになった場合に、ご自分で直せると職場の方の目を気にすることなく慌てずに対処できますよね(#^.^#)
合計を求めたり、グラフの作成も表のデータをもとに簡単に出来ますので、ぜひ覚えてみてください！
③メール
社内、社外どちらの場合もあると思いますが、メールをお仕事関係の方に送るのは緊張しますよね(;´∀｀)
文面も悩むところではありますが、ここではそのお話は置いておきます。
まずはメールの送り方、受け取り方、返信の仕方、画像などのファイルの添付の仕方、アドレスの登録の仕方を覚えましょう！
④ハガキの作成
お客様や取引先の方に送る年賀状やお知らせなどのハガキを作成する場合、宛名とレイアウト面の両方をWordで作成することが出来ます。
宛名はお一人お一人入力するのではなく、Excelなどでつくった住所録をもとに一気に作成することができます。住所録などはもう会社の方で作られていると思うので、
それをWordに入れる方法を覚えておきましょう！
以上、一般事務で覚えておくと良いパソコンスキルについてお話ししました。チラシをつくったり、年賀状を作ったりというのはほかのご職業でもあるので、ぜひ使えるようになっていただきたいです(#^.^#)
続いては、
【企画・営業職レベル】ではどんなパソコンスキルが求められるのか…
についてお話していきます。
企画や営業職では新商品の提案や売上の分析などを行うときにパソコンを使って資料を作ります。
このとき、もっとも重要になってくるのが見やすい資料を作るということですよね！
企画会議のときのプレゼンテーションでは【PowerPoint】を使いますので、スライドの作成方法を一通り覚えておく必要があります。
目を引くプレゼン資料を作成し、上司を圧倒させましょう！
売上の分析などをする際は【Excel】が一般的ですよね！
ただ表を作るだけでなく、「この商品、この日の売り上げだけ見たい！」というときに使える便利な機能もありますので、ぜひ覚えておいてください(^^)/
それから、入力の負担を減らす、ミスを減らすために使える操作や関数もあります。
効率の良い操作を目指して、こちらもぜひマスターしていただきたいです。
ちなみに、商品や顧客数が１０万など大きな数字を管理するような会社ですと、【Access】（アクセス）と呼ばれるデータベースソフトを使われているところもあります。
AccessはExcelよりもたくさんのデータを取り扱うことができます。
すでにその会社のデータベースはできあがっているとは思いますが、あやまって削除してしまったとならないよう、また、削除してしまった時に落ち着いて対処できるようしっかり操作方法は身につけておきましょう！
そして、最後に目次がついた冊子の資料を作成するときは【Word】をつかいます。取引先の方にも見せるような資料ですと、先頭文字の位置など細かいところにも注意しながら資料を作成する必要があります。
紙ではなくデータでほしいと言われたときにはやはり印刷ではごまかせたところもバレバレになってしまします。見出しの設定やインデントの設定など使いこなせるようになりましょう(^^)/
いかがでしたか？
以上がお仕事で使われる一般的なパソコンスキルです。
「覚えることいっぱいあるなぁ～」とため息をつきたくなるかもしれませんが、パソコンはやれば覚えていくものです！少しでもお仕事の負担を減らすためにもまずはやってみましょう！！
お仕事でパソコンを使えるようになりたいと少しでもお考えになりましたら、お気軽に教室へご相談ください(｀・ω・´)ゞ
