仕事で役立つExcelの機能
仕事でExcel活用できていますか？
今日もお一人生徒さんから、シフト表を作りたいと伺いました。
罫線を引いて、誰が何日に何曜日に出勤する。
それだけなら、見様見真似でもなんとかなりそうです。
最近はどこも人手不足なので、効率化はもちろんですが、一人が多くの仕事をするようになってきているので、ミスがでないようにする仕組みも必要です。
例えば、シフト表であれば、早番のスタッフと遅番のスタッフ、ちょっとしたミスでだれも出社していない日があったなんてこと起こってしまったら会社の信用をうしないます。
そんなときに使えるのが、早番のスタッフがこの日何人いて、遅番が何人か、誰もいなかったら「×」と表示されるようにします。何人以上だったら「○」とかでもいいですね。
早番のシフトをAとして、遅番をBとすると、
=COUNTIF(セル範囲,”A”)で、Aのシフトが入力された箇所を数えることができます。
=COUNTIF(セル範囲,”B”)で、Bのシフトが入力された箇所を数えることができます。
こういう列を作っておくといいですね。
そして、AもBもいない時間があると、×と表示されるように、いないということはそこが0ということなので、0の数を数えます。
=COUNTIF(セル範囲,0) 0は数字なので、””はなくても大丈夫です。
ここまでだったら式を作った人しか何が0なのか分かりません。
IF関数と組み合わせることで、
=IF(COUNTIF(セル範囲,0)>0,””,”注意”)
とかにしておくと、出勤者がいなかったら注意と表示されます。
ほかにも具体的な事例をもとに課題などもありますので、最近忙しいなと思う方こと、今パソコンを始めてみましょう。
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