ExcelのSWITCH関数を使いこなそう！条件分岐を簡単にする便利な使い方
ExcelのSWITCH関数で効率的にデータを処理する方法
こんにちは！パソコン教室わかるとできる高島平校の浅木です。
今回は、ExcelのSWITCH関数を使って、効率的にデータを処理する方法をご紹介します。
Excelを使っていると、「複数の条件に基づいて、異なる結果を返したい」という場面に遭遇することがよくあります。
従来は、複数のIF関数をネストして対応していたかもしれませんが、SWITCH関数を使うことで、よりシンプルかつ分かりやすい方法で条件分岐を実現できます。
このブログでは、初心者にも分かりやすく、実際の使い方を例にしながら解説していきますね。
1. SWITCH関数とは？
SWITCH関数は、Excelの中で複数の条件に基づいて異なる結果を返す関数です。複雑なIF関数をネストする代わりに、簡単に条件分岐を整理できるので、特定の条件に応じて異なる値を返す処理が必要な時に便利です。
SWITCH関数の基本構文
- 式：判定したい値やセルの値。
- 値1, 結果1：判定する値と、それに対応する結果。
- 既定値（オプション）：どの値にも当てはまらない場合に返すデフォルトの結果。
2. 実際の例で見てみよう
例えば、成績データがあるとしましょう。A列には学生の名前、B列には点数が入力されていて、C列でその点数に基づいて「A」「B」「C」「D」「F」という評価を付けたいとします。このような条件分岐では、SWITCH関数が役立ちます。
例：成績評価を自動で判定する
以下のように、点数に応じて成績評価を自動で行いたいとします。
- 90点以上：A
- 80点以上：B
- 70点以上：C
- 60点以上：D
- それ未満：F
この条件をSWITCH関数で実現するには、次のような式を使います。
ここでのポイント：
- TRUE：SWITCH関数では、条件がTRUEになるときにその結果を返します。
- B2>=90などの条件：点数が90以上なら「A」、80以上なら「B」…と条件に応じて評価が付けられます。
- “F”：最終的にどの条件にも該当しない場合には「F」が返されます。
これで、B列の点数に基づいてC列に自動で成績が表示されるようになります。複数のIF関数を使うよりも見やすく、シンプルな式で条件分岐を実現できるのがSWITCH関数の強みです。
3. IF関数との違い
「これならIF関数でもできるのでは？」と思うかもしれませんが、SWITCH関数はIF関数に比べて次のようなメリットがあります。
IF関数を使った場合
例えば、同じ成績判定をIF関数で書くと以下のようになります。
このように、複数のIF関数をネストする必要があり、式が長くなりがちです。また、条件が増えるとさらに複雑になり、後から見直す際にもわかりにくくなります。
SWITCH関数のメリット
一方、SWITCH関数を使うと、条件ごとにシンプルに整理されるため、式が見やすく、理解しやすくなります。特に多くの条件を扱う場合は、SWITCHの方が圧倒的に便利です。
4. パソコン教室でSWITCH関数を学ぶメリット
さて、ここまでSWITCH関数の便利さを紹介してきましたが、こういったExcelの関数を効率的に学ぶには、パソコン教室に通うこともおすすめです。私自身も最初は独学でExcelを使い始めたのですが、パソコン教室でしっかり学んだことで、仕事がぐっと楽になりました。
パソコン教室で学ぶメリット
1. 基礎から応用まで学べる
パソコン教室では、Excelの基本的な操作から、こうした関数の応用まで幅広く学べます。独学だと見逃しがちな小技や効率的な操作方法も、講師が丁寧に教えてくれるので、しっかりと身に付けることができます。
2. 疑問をその場で解決できる
わからないことが出てきた時、すぐに質問して解決できるのが教室の大きなメリットです。Excelの関数や操作に関する疑問があっても、その場で教えてもらえるので、効率よくスキルアップできます。
3. 実務に役立つスキルが身につく
SWITCH関数などの関数は、実際の業務でも多く使われる場面があります。教室で学んだことを実際の仕事で活かすことで、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
5. 実際に学んだ人の体験談
Aさんの体験談（営業職）
Aさんは、業務で大量のデータ処理が必要な場面があり、Excelを効率的に使いたいと考えていました。パソコン教室でSWITCH関数や他の基本的な関数を学び、日々のデータ入力や条件分岐がぐっと楽になったそうです。「毎日手作業で判定していたデータ処理が、今では自動化できて、時間が大幅に短縮されました」と話しています。
Bさんの体験談（事務職）
Bさんは、事務業務で日々多くの資料作成を行っており、条件に応じたデータ処理に時間がかかっていました。教室でSWITCH関数を学んだことで、複雑な条件分岐も簡単に処理できるようになったとのこと。「IF関数をネストして使っていたのが、SWITCH関数に置き換えることでシンプルになり、作業がスムーズになりました」と喜んでいます。
Cさんの体験談（経理担当）
Cさんは、毎月の支払いデータの管理をしていましたが、条件ごとの処理に手間取っていました。パソコン教室でSWITCH関数を学んだことで、処理の効率が飛躍的に向上。「以前は処理に時間がかかっていましたが、SWITCH関数を使うことでデータの分類が簡単になり、業務が非常に効率化されました」と語っています。
6. まとめ
SWITCH関数は、複数の条件に基づいて異なる結果を返す際に非常に役立つ関数です。特に、複数のIF関数をネストする必要がある場合、SWITCH関数を使うことで、よりシンプルでわかりやすい式を作成できます。業務の効率化やデータの処理に大いに役立つので、ぜひ活用してみてください。
また、Excelをもっと効率よく学びたい方は、パソコン教室で学ぶことも検討してみてください。専門家のサポートを受けながら実践的なスキルを身に付ければ、Excelの作業がぐっと楽になりますよ！
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