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【初心者向け】ビジネスで役立つ!VLOOKUP関数で効率よくデータを見つける簡単な方法!【MOS資格試験対策】

こんにちは!パソコン教室わかるとできる高島平校インストラクターの浅木です。

ExcelのVLOOKUP関数は、データの中から特定の情報を簡単に見つけ出せる便利な関数です。

たとえば、「商品名からその価格を調べたい」「社員番号から名前を検索したい」など、リストや表の中から特定のデータを見つけ出す場面で活用できます。

この記事では、VLOOKUP関数の基本から実践的な使い方まで、表を使ってわかりやすく解説していきます。

 

VLOOKUP関数の基本

まずは、VLOOKUP関数の基本構文と、その使い方を確認しましょう。

VLOOKUP関数の構文
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)

  • 検索値:探したい値やキーワード(例:商品名や社員番号)。
  • 範囲:検索対象となる表の範囲。
  • 列番号:戻り値を得たい列の位置番号(例:2列目や3列目)。
  • 検索方法:正確一致の場合は「FALSE」、近似一致の場合は「TRUE」を指定します(通常は「FALSE」を使います)。

 

VLOOKUP関数の基本的な使い方

VLOOKUP関数の使い方を、具体的な例と表を使って説明します。次の表を例にしましょう。

たとえば、「バナナ」の価格を調べたい場合、以下のように設定します。

例1:商品名で価格を検索する

  • 検索値:「バナナ」
  • 範囲:商品名から価格までの表(A2:C5
  • 列番号:価格の列は3列目なので「3」
  • 検索方法:正確一致なので「FALSE」
=VLOOKUP("バナナ", A2:C5, 3, FALSE)

この数式では、「A2」範囲内で「バナナ」を探し、その3列目(価格列)の値を返します。この場合、結果は「80円」です。

 

VLOOKUP関数の応用テクニック

VLOOKUP関数を使うと、他にもさまざまなデータを検索できます。以下、よく使われる応用例を見ていきましょう。

例2:商品番号で商品名を検索する

次の表を使って、商品番号から商品名を検索してみましょう。

たとえば、「A003」の商品名を調べたい場合、以下のように設定します。

  • 検索値:「A003」
  • 範囲:商品番号から価格までの表(A2:C5
  • 列番号:商品名の列は2列目なので「2」
  • 検索方法:正確一致なので「FALSE」
=VLOOKUP("A003", A2:C5, 2, FALSE)

この数式では、「A2」範囲内で「A003」を探し、その2列目(商品名列)の値を返します。この場合、結果は「オレンジ」です。

 

VLOOKUP関数の注意点とよくあるミス

VLOOKUP関数を使う際には、いくつかのポイントに気を付けると便利です。

1. 範囲の最初の列に検索値を入れる

VLOOKUP関数は範囲の左端の列で検索を行います。そのため、検索したい値が左端の列に配置されていないとエラーが発生する可能性があります。たとえば、「価格」で商品名を探すことはできません。

2. 検索方法を「FALSE」にする

検索方法を省略すると「TRUE」になり、近似一致が行われます。正確な結果を求める場合は「FALSE」を指定しましょう。検索方法が「TRUE」だと、意図しない値が返されることがあります。

3. データの範囲を絶対参照にする

データを複数のセルにコピーして使いたい場合、範囲を絶対参照($A$2:$C$5)にしておくと便利です。これにより、数式をコピーしても範囲が固定されます。

 

ビジネスシーンでのVLOOKUP関数の活用例

VLOOKUP関数は、ビジネスのデータ管理に非常に役立ちます。ここでは、VLOOKUP関数を実務でどのように活用できるか、具体的な例を見てみましょう。

例3:顧客IDから顧客情報を取得する

たとえば、顧客IDから顧客名や連絡先を取得したいときに、次のような表を使います。

顧客ID「C002」の連絡先を取得する場合、次のように入力します。

=VLOOKUP("C002", A2:C5, 3, FALSE)

この数式では、範囲内の「C002」を探し、その3列目(連絡先列)の値「080-****-4321」を返します。

 

VLOOKUP関数とIFERROR関数を組み合わせる

VLOOKUP関数を使用する際、検索値が見つからない場合はエラー(#N/A)が表示されます。IFERROR関数を組み合わせることで、エラー時に「データなし」などのメッセージを表示できます。

例4:エラー時にメッセージを表示する

たとえば、次のように入力して、検索値が見つからないときに「データなし」と表示するように設定します。

=IFERROR(VLOOKUP("A005", A2:C5, 2, FALSE), "データなし")

この数式は、検索値「A005」が見つからない場合に「データなし」と表示します。見つかった場合はそのデータを返します。

 

まとめ

VLOOKUP関数は、特定のデータを素早く検索し、関連する情報を取得できる便利な関数です。

商品リストや顧客情報など、ビジネスでのデータ管理に非常に役立ちます。

VLOOKUP関数の基本的な使い方や、IFERROR関数を組み合わせたエラーハンドリングを学び、Excelを使ったデータ検索を効率的に行いましょう!

 

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