PDFファイルを上手に使おう！
こんにちは。イオン三木青山校です。
今日はPDFについてお話したいと思います。
PDFとは、Portable Document Formatの略で、Adobe アドビが開発した電子文書の規格です。拡張子は .pdfになります。
インターネットを中心に、行政の文書・申請書、メーカーの機器のカタログ・取扱説明書、パンプレット、Webサービスの利用明細書などで使われています。複合機のスキャナーでスキャンした際のファイルも、PDFの形式が使われることがあります。
PDFファイルは、1枚のものもあれば複数のページをまとめて冊子のようになっていることもあります。
誤操作などで編集されにくい、見栄えがきれいで見やすいという特徴があるため、WordやExcelなどのファイルをPDFファイルに変換してメール送信することもあります。
そのような時はPDFファイルのメリットとデメリットを理解したうえで行う必要があります。
メリットとデメリットには次のようなことが挙げられます。
メリット
1.編集ソフト不要
2.レイアウトが変わらない
3.リンク画像の添付不要
4.マルチプラットフォーム
5.データ容量の軽量化
デメリット
1.編集不可
2.埋め込みフォント
4.モニター表示でのズレ
5.PDFファイル形式での保存
相手にデータを送る時に
「送るものが相手や自分にとってどのようにしたいものなのか」を的確に判断してあげましょう。
署名や加筆修正してほしい場合にはPDFファイルで送ってしまうとかえって相手の方を困らせてしまうことがあります。
メリットとデメリットを理解したうえで、場合に応じて使い分けをしてあげることが大切です。
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