教室ブログ

• 2024年2月16日
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こんにちは！パソコン教室「わかるとできる」ゆめタウン倉敷校です！気温ジグザグの今日この頃、体調管理に気をつけてお過ごしくださいね。

さて、お仕事や自治会の書類、もしくは学校の課題などでExcelを使っているという方は、「この操作、もっと効率よくできないのかな？」と感じる場面があるのではないでしょうか？年度末へ向けて忙しいこの時期だからこそ、今回はExcelで是非使っていただきたい「今すぐ使える時短テク」をご紹介させてください★

フラッシュフィルを使ってセルにデータを一発で入力

「フラッシュフィル」は、入力済みのデータから入力パターンを読み取り、残りのセルに自動的にデータを入力する機能です。セルに入力されているデータを結合したり、必要な部分だけを取り出したりすることができます。はっきり言って非常に便利です！いつもお世話になってます！

【使い方の例】

下図のように、何らかの名簿の編集作業をしているとします。左から、「姓」が入力されている列、「名」が入力されている列があり、その隣に「氏名」を入力していきます。入力するデータが10件以下の表であれば、ひとつずつ入力してもそこまで気にならないかもしれませんが、データが何十件、何百件とある場合は、手入力なんてしていられません。そんな時の強い味方が「フラッシュフィル」機能です。

まず、「氏名」の列の1件目のセルのみ手入力します。

次に、リボンの[データ]タブの[データツール]グループの中にある[フラッシュフィル]をクリックします。

（※掲載している画像は Office 2019 及び Microsoft 365 バージョンのExcel画面です。）

すると、1件目の入力パターン、つまり「姓」と「名」を空白1文字分入れて結合していることを認識し、ほかのセルにも同じパターンのデータを自動的に入力してくれます。

もっと時短で作業したい！という方にはショートカットキーの利用がおすすめです。フラッシュフィルを実行するショートカットキーは、[Ctrl]キー + [E]キー です。是非とも今日からご活用ください！

上記の使用例と似た機能で、文字列を結合するconcat関数やtextjoin関数も教室で学べますが、フラッシュフィルは文字列の結合だけでなく、「086-423-7203」とハイフンありのデータの隣に「0864237203」とハイフンなしのデータで入力したり、逆にハイフンなしをハイフンありにしたりすることも可能です。

このフラッシュフィル機能は、弊社教材の「Excel基本編講座」の第4講や、「MOS Excel 2019 Expert 資格対策講座」で習います。お仕事目的でExcelを学ばれている方、就職を控えた学生さん、自治会などの役員さんに、これだけは知っておいてほしい・使ってほしい時短テクの中のひとつで、授業では他にも便利な機能や時短テクニックを豊富に盛り込んでいます。

資格対策講座と聞くと、なんだか構えてしまう方も多いかと思いますが、資格を取ることだけではなく、こんなふうに実務に活用するべくスキルアップを目的としてお勉強されている生徒様もたくさんいらっしゃいますよ(^^)

フラッシュフィルを使う時に気を付けること

■データの規則性は同じにしておく

データはすべて同じ規則で入力されている必要があります。例えば、姓と名の間に半角の空白と全角の空白が混在していたり、電話番号の数値に半角と全角が混在していたりすると、思い通りの結果にならないことがあります。

■隣接した列で実行する

フラッシュフィルは表内の列、または表に隣接する列で実行する必要があります。もとになるデータから離れた場所ではフラッシュフィルを実行できません。

■1列ずつ実行する

フラッシュフィルは複数の列でまとめて実行することはできません。

今日から／今から使えるテクニックをパソコン教室で学びましょう

教室でご用意している講座では、こんなふうに今日から／今から使えるテクニックを皆様にご案内させていただいております。「この作業もっと早く終わらせられないかな？」というご相談も大歓迎★教室を最大限に利用し、踏み台にして、ご自分のためにホップ・ステップ・ジャンプ！してくださいね！

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★その他の「プチコラム」シリーズ＞＞＞ちょっと気になるPCプチコラム｜パソコン教室わかるとできるゆめタウン倉敷校 (wakarutodekiru.com)

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