昔のデータを整えよう
職場でも自治体でも、データを引き継いで役を行うというのはよくあります。
そんなときに、困るのがよくできる方が作ったものは、何が行われているか分からないので、手直しのしようがなく編集ができない。
また、我流で何となく作ったものは、直すところが多くて、手が付けられない。
そんなときの良い方法を何点かご紹介します。
Excel名簿作成編
まず大前提として
1行に一つのデータを入れる。
これが守ってあると、だいたいのことは直せます。
1、全角・半角がまざっているもの。
「ASC関数」を使用します。
どこでもいいですが、隣に1列挿入します。列番号を右クリック→「挿入」
一番上のセルに、「＝ASC」と入力し、「TAB」キー半角に変えたいセルをクリック。
「Enter」で全角文字が入っていても、半角で表示されます。
このままでは同じようなものが2列あるので、今「ASC関数」の入っている列をコピーして、元の列に「値のみ貼り付け」
「ASC関数」の入った列を削除します。列番号を右クリック→「削除」
これですっきりしました。
2、大文字・小文字が混ざったもの。
1の方法と同様に、
1列どこかに挿入して
全部小文字にする時は、「LOWER関数」を使用します。
全部大文字なら、「UPPER関数」を使用します。
どちらも、関数を挿入後、変更したいセルをクリックして「Enter」
整っている方の列をコピーして、元の列に「値のみ貼り付け」
これでまた一つすっきりしました。
3、2つのセルを結合したいとき。
住所を都道府県と分けておくと、Wordに差し込む時には便利ですが、一緒に使いたいときもありますよね。
また、メールアドレスも社内は後半は一緒で、前半が名前を使っているとか。
それを全部入力しなおす必要がなく、一つにまとめる関数で対応できます。
いままでどおり、横に1列挿入し「＝CONCATENATE」と入力し「TAB」キーで確定します。
結合したいセルをクリックし、「,」で区切りながら他の結合したいセルもクリックして「Enter」で確定します。
関数の入った列をコピーして、今回は、別々のデータもおいておきたいので、同じ場所に「値のみ貼り付け」をしましょう。
似た関数で「CONCAT関数」もありますが、複数範囲をドラッグして選択可能です。
まだまだコネタはありますが、興味のあるかたは、ビジネス講座の関数偏で受講できます。
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