ExcelのSWITCH関数を使いこなそう！条件分岐を簡単にする便利な使い方とパソコン教室のメリット【MOS資格対策】
ExcelのSWITCH関数で効率よくデータ処理する方法
こんにちは！パソコン教室わかるとできる昭島校インストラクターの久保田です。
今回は、ExcelのSWITCH関数について、初心者向けにわかりやすく説明していきます。
Excelで「複数の条件を基に結果を出したい」ということ、ありませんか？従来は複数のIF関数を使っていたかもしれませんが、SWITCH関数を使うとシンプルで分かりやすく処理できるんです。ぜひ、この記事を読んで、SWITCH関数を覚えてもらえたら嬉しいです！
1. SWITCH関数とは？
まず、SWITCH関数が何かというところからいきましょう。これは、複数の条件に基づいて異なる結果を返す関数です。IF関数と似たような使い方ですが、より簡単に条件を整理できるので、たくさんの条件があるときには便利です。
SWITCH関数の基本構文
- 式：判定したい値やセルの値。
- 値1, 結果1：判定する値と、それに対応する結果。
- 既定値（オプション）：どの条件にも当てはまらない場合に返す結果。
例えば、成績を評価する時に、点数に応じて「A」「B」「C」と結果を出す場合などに使えます。
2. 実際に使ってみよう
ここで具体例を見てみましょう。例えば、A列に学生の名前があり、B列に点数が入っているとします。C列で点数に応じた評価（A〜F）を付けたいとします。この場合、SWITCH関数が役立ちます。
例：点数に基づいて成績評価を付ける
次のような条件で成績評価を自動で付けたいとしましょう。
- 90点以上：A
- 80点以上：B
- 70点以上：C
- 60点以上：D
- それ未満：F
この場合、SWITCH関数を以下のように使います。
ここがポイント
- TRUE：SWITCH関数の中では、条件がTRUE（つまり正しい）場合にその結果が返されます。
- B2>=90などの条件：B列の点数に応じて評価を決めます。
- “F”：最終的に、どの条件にも当てはまらない場合は「F」を返すようにしています。
これでB列の点数に応じてC列に自動的に成績が表示されるようになります。IF関数を使うよりも見やすくてシンプルに書けますよ。
3. IF関数との違い
もしかしたら「これ、IF関数でもできるんじゃない？」と思ったかもしれません。確かに、IF関数でも同じようなことはできますが、SWITCH関数の方がコードがシンプルでわかりやすいです。
IF関数を使った場合
例えば、IF関数で同じ成績判定をしようとすると、こんな感じになります。
このように、IF関数を重ねていくと式が長くなってしまい、後から見直すのが大変です。条件が増えるほど、見づらくなるという欠点があります。
SWITCH関数のメリット
一方、SWITCH関数では、条件ごとに整理されていて、読みやすくシンプルです。たくさんの条件がある時には、SWITCH関数の方が圧倒的に便利なんです。
4. 仕事でSWITCH関数を使う場面
では、実際の仕事でSWITCH関数をどう使うか、いくつかの具体例を挙げてみます。
例1：販売データでランク分け
例えば、販売データを扱う場合に、売上の金額に応じてランクを付ける場面があります。SWITCH関数を使うと、売上金額に基づいて「ゴールド」「シルバー」「ブロンズ」などのランクを自動的に付けることができます。
このように、販売額に応じてランク付けが簡単にでき、分析資料や顧客管理にも役立ちます。
例2：勤務時間に応じた給与の計算
SWITCH関数は、人事や給与管理の場面でも活躍します。例えば、勤務時間に応じて手当の金額を変更したい場合、勤務時間が10時間未満なら「少額」、10時間以上なら「通常額」、20時間以上なら「高額手当」というように自動で決定できます。
これで、勤務時間に応じた手当が自動的に計算されるため、計算ミスも防げます。
例3：プロジェクトの進捗管理
SWITCH関数を使えば、プロジェクト管理でも役立ちます。進捗率に応じて「完了」「進行中」「遅延」といったステータスを自動的に割り当てることができます。
このように進捗状況を一目で確認でき、プロジェクトの管理や報告書作成が効率化されます。
5. パソコン教室で学ぶメリット
さて、ここまでSWITCH関数の基本を見てきましたが、こういった関数を効率よく学ぶには、パソコン教室で学ぶのが一番です。特にExcelを初めて使う方や、独学では限界を感じている方には、教室で学ぶメリットがたくさんありますよ。
パソコン教室で学ぶ理由
1. 基礎から応用までサポート
教室では、Excelの基本的な操作から応用的な関数の使い方まで、プロの講師がサポートしてくれます。自分では気づかない操作方法や、効率の良い使い方も教えてもらえるので、スキルアップに最適です。
2. 分からないところをすぐ質問できる
独学で学ぶと、どうしても行き詰まった時に誰にも質問できずに困ってしまいます。でも、パソコン教室ならその場で講師に質問できるので、すぐに解決できます。
3. 実務で役立つスキルが身につく
教室では、実務に直結するスキルが身につきます。SWITCH関数のような条件分岐が使えるようになると、日々の業務でも大いに役立ちますよ。
6. 実際に学んだ人の体験談
Aさんの体験談（営業職）
Aさんは、Excelを使ったデータ処理で手間取っていたそうです。特に、条件ごとに異なる処理をする場合、IF関数を何重にも組み合わせて使っていました。パソコン教室でSWITCH関数を学んだことで、データ処理が楽になり、作業時間が大幅に短縮されたそうです。「今では、日々のデータ入力がスムーズになり、仕事がぐっと楽になりました」と話しています。
Bさんの体験談（事務職）
Bさんは、業務で複数の条件に応じたデータ処理が必要で、毎回IF関数をネストしていました。教室でSWITCH関数を学び、今では条件ごとの処理をシンプルに書けるようになり、処理の効率が大幅に上がったとのこと。「式が見やすくなって、後から見返すのも簡単になりました」と喜んでいます。
Cさんの体験談（経理担当）
Cさんは、経理業務でのデータ管理にSWITCH関数を使い始めました。特定の条件に応じて異なる処理をする場面が多く、以前は複雑なIF関数で処理していたそうですが、SWITCH関数に変えてからは式が整理され、処理が速くなりました。「データ処理が楽になり、時間を大幅に節約できるようになりました」と語っています。
7. まとめ
SWITCH関数は、複数の条件に基づいて異なる結果を返す際にとても便利な関数です。特に、IF関数で複雑な条件分岐を書いていると感じている方には、SWITCH関数を試してみることをおすすめします。業務効率が大幅に向上するでしょう。
また、Excelのスキルをもっと向上させたい方は、パソコン教室で学ぶことを考えてみてください。講師のサポートのもと、実務で役立つスキルを効率よく身につけることができるので、仕事がもっと楽になりますよ！
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スケジュール
教室は土日祝日も開講しています。
夜の授業は20:40（最終受付19:40）まで開講していて、お仕事帰りの方でも通いやすいスケジュールとなっています。
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アクセス
昭島駅北口徒歩1分
イトーヨーカドー昭島店3階にございます
詳しい教室の場所はコチラをご覧ください＞＞アクセス
※1アンケートモニター提供元：ゼネラルリサーチ
調査期間：2019年10月2日～3日
調査方法：インターネット調査
調査概要：パソコン教室10教室を対象にしたサイト比較イメージ調査
調査対象：全国の20代～60代の男女1063名
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